В первый год ИП на упрощёнке не обязан вести бухгалтерский учёт, сдавать баланс и держать бухгалтера. Обязан он другое: вести книгу учёта доходов, хранить документы, из которых эти доходы видны, подавать короткие уведомления и платить налоги и взносы в срок. Большинство штрафов и блокировок первого года — не от незнания правил, а от забытого срока: уведомление о переходе на УСН не подали за 30 дней, декларацию сдали в мае, про Роскомнадзор не вспомнили вовсе. Ниже — по порядку: документы о регистрации, что оформить в первые недели, бумаги с клиентами, учёт, сроки 2026–2027 годов, первый сотрудник и чек-лист первого года.
Документы о регистрации: что у вас уже есть
Свидетельство о регистрации ИП с 2017 года не выдают. Налоговая присылает на почту из заявления документы с электронной подписью инспекции:
- лист записи ЕГРИП — подтверждение, что вы зарегистрированы; в нём ОГРНИП и дата регистрации;
- уведомление о постановке на учёт физического лица в налоговом органе — с ИНН (если ИНН у вас уже был, он не меняется).
Сохраните файлы в отдельную папку вместе с реквизитами — ФИО, ИНН, ОГРНИП, адрес, счёт, БИК: они нужны в каждом договоре и счёте. Потеряли — выписку из ЕГРИП можно бесплатно получить на сайте ФНС.
Уведомление о переходе на УСН. Если вы не подали его вместе с заявлением о регистрации, у вас есть 30 календарных дней с даты постановки на учёт (п. 2 ст. 346.13 НК РФ). Подали в срок — упрощёнка применяется с первого дня регистрации. Опоздали — вы до конца года на общем режиме: НДФЛ, НДС, декларация 3-НДФЛ и книга учёта доходов и расходов по другим правилам. Это самая дорогая ошибка первого месяца: исправить её можно только со следующего года. Сохраните квитанцию о приёме уведомления.
Патент — другой путь: заявление подают не позже чем за 10 рабочих дней до начала работы по патенту, налоговая выдаёт патент на срок от месяца до конца года. Патент можно совмещать с УСН: на виды деятельности вне патента действует упрощёнка, если вы подали уведомление о ней.
ИП на НПД регистрируется как самозанятый в приложении «Мой налог»; совмещать НПД с упрощёнкой нельзя. Для него почти всё, что ниже про налоги, заменяется чеками в приложении.
Что оформить в первые недели
Расчётный счёт. Закон не обязывает ИП открывать расчётный счёт: наличные расчёты в бизнесе допустимы в пределах правил Банка России (ст. 861 ГК РФ). На практике без счёта не обойтись: компании и ИП платят по безналу, маркетплейсы и эквайринг перечисляют деньги только на счёт, а наличными между предпринимателями и компаниями по одному договору можно рассчитаться не больше чем на 100 000 ₽ (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). Личная карта для бизнеса — плохая замена: банк может заблокировать её за предпринимательские переводы.
Онлайн-касса. Нужна почти всем, кто принимает деньги от людей без статуса ИП — наличными, картой, переводом по QR-коду или на счёт. Без кассы работают плательщики НПД (чек из «Мой налог»), ИП на патенте по части видов деятельности и те, кого перечисляет ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ. Безналичная оплата от компаний и ИП со счёта на счёт кассы не требует. Штраф за расчёт без чека — от четверти до половины суммы расчёта, но не меньше 10 000 ₽ для ИП (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).
Уведомление Роспотребнадзора о начале деятельности. Подаётся до начала работы по видам деятельности из перечня — для розницы, общепита, парикмахерских и салонов красоты, производства продуктов, одежды и мебели и ряда других. С 1 сентября 2025 года действуют новые правила и сокращённый перечень (постановление Правительства РФ от 27.05.2025 № 725); подать уведомление можно только через Госуслуги с квалифицированной подписью, одно на каждый адрес. Штрафы с лета 2025 года выросли: «Контур» в разборе требований к уведомлению приводит 7 000–12 000 ₽ для ИП за неподачу и 15 000–25 000 ₽ за повторное нарушение (ст. 19.7.5-1 КоАП РФ).
Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных. Его часто пропускают, хотя с 1 сентября 2022 года почти все исключения из ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ отменены. Записываете клиентов, собираете заявки на сайте, ведёте базу в таблице или CRM, берёте сотрудника — вы оператор персональных данных и уведомляете Роскомнадзор до начала обработки. Исключение — обработка только на бумаге, без компьютера. С 30 мая 2025 года за неподачу уведомления ИП платит как организация — от 100 000 до 300 000 ₽ (ч. 10 ст. 13.11 КоАП РФ). Уведомление подаётся один раз на портале Роскомнадзора или через Госуслуги; заодно опубликуйте на сайте политику обработки персональных данных.
Электронная подпись и личный кабинет. Квалифицированную подпись ИП бесплатно получает в удостоверяющем центре ФНС (нужен свой токен) — с ней подаются уведомления, декларация и документы через ЭДО. Личный кабинет ИП на сайте ФНС откройте в первую неделю: в нём видны сальдо единого налогового счёта и требования инспекции.
Помещение. Если работаете не из дома, понадобятся договор аренды и акт приёма-передачи помещения. Договор на год и больше регистрируется в Росреестре, поэтому его обычно подписывают на 11 месяцев. В акте опишите состояние помещения — при выезде это главный документ в споре о залоге. Если к вам приходят клиенты, разместите у входа или на стойке информацию о себе: ФИО предпринимателя, ОГРНИП, режим работы — этого требует ст. 9 Закона о защите прав потребителей.
Документы с клиентами
Договор, счёт, акт, чек — четыре документа, которые закрывают почти все расчёты в первый год. Какие нужны, зависит от того, кто клиент.
| Клиент | Что оформить | Что обязательно |
|---|---|---|
| Человек, разовая услуга или покупка | Чек онлайн-кассы; договор — по желанию или по правилам отрасли | Чек при каждом расчёте |
| Человек, услуга по записи, предоплата, прокат | Договор (можно публичную оферту на сайте) и чек | Условия отмены и возврата предоплаты — в договоре |
| Компания или ИП | Договор или счёт-договор, счёт, акт или УПД | Акт с подписями обеих сторон — компании без него нечем подтвердить расход |
| Компания, поставка товара | Договор поставки, счёт, накладная или УПД | Совпадение сумм и реквизитов во всех трёх документах |
Договор. Сделки ИП с компаниями заключаются письменно всегда, с людьми и другими ИП — на сумму больше 10 000 ₽, кроме тех, что исполняются в момент совершения: купил и сразу заплатил (ст. 159 и 161 ГК РФ). Письменная форма — это и обмен подписанными сканами, и подпись по ссылке кодом из письма, если такой порядок прописан в договоре. Для разовой сделки с компанией вместо отдельного договора подойдёт счёт-договор: условия сделки в самом счёте, оплата означает согласие с ними.
Счёт — не обязательный по закону документ, а просьба об оплате с реквизитами. Но компании платят только по счёту, и в нём на УСН нужна строка «Без НДС (освобождение по п. 1 ст. 145 НК РФ)». Как его составить — в статье о счёте на оплату.
Акт или УПД — первичный документ, которым вы сдаёте работу. Для ИП на УСН «доходы» он не нужен в собственном учёте, но нужен клиенту-компании и вам как доказательство, что работа принята без претензий. Семь обязательных реквизитов и что делать, если заказчик не подписывает, — в разборе акта выполненных работ. Если сами привлекаете исполнителя на НПД — в статье о договоре с самозанятым.
В MarketExpert счёт и акт собираются бесплатно и без ограничения числа: покупатель — по ИНН, в счёте QR-код для оплаты, номера — сквозной серией по году, строка НДС — по вашему режиму. Договор с клиентом — шесть типов под вашу работу, с предоплатой и отменой, подписание на бумаге или по ссылке; входит в тариф «Старт».
Учёт: книга доходов, первичка, выписки
Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — главный учётный регистр ИП на УСН. Форма утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ и действует с 2024 года. На УСН «доходы» заполняется в основном раздел I — дата, номер документа, содержание операции и сумма дохода, плюс раздел IV — уплаченные взносы, которые уменьшают налог. На УСН «доходы минус расходы» в книгу записывают и расходы, и каждый должен быть подтверждён документом и оплачен.
Книгу можно вести электронно — в онлайн-бухгалтерии банка или в таблице — и распечатать по итогам года. В налоговой её не заверяют и не сдают, но предъявляют по требованию. Она нужна, даже если доходов не было. За отсутствие книги или грубые ошибки — штраф от 10 000 ₽ (ст. 120 НК РФ).
Доход на УСН признаётся в день поступления денег — на счёт, в кассу или на карту, — а не в день подписания акта. Аванс от клиента — тоже доход того месяца, когда пришёл.
Первичка — договоры, счета, акты, накладные, УПД, чеки, отчёты маркетплейсов — вместе с выписками по счёту показывает, что каждый доход учтён, а перевод от знакомого — не выручка. Раз в квартал сверяйте выписку с книгой: это снимает большую часть вопросов при проверке декларации.
Налоги и взносы первого года: что и когда платить
Все налоги и взносы ИП платит единым налоговым платежом на единый налоговый счёт (ЕНС). Налоговая распределяет деньги со счёта по декларациям и уведомлениям об исчисленных суммах — уведомление говорит, какую сумму и за что списать. Срок уплаты почти всего — 28-е число, уведомлений — 25-е.
Календарь ИП на УСН 6 % без сотрудников, если вы зарегистрировались в 2026 году:
| Что | Срок | Уведомление |
|---|---|---|
| Аванс по УСН за I квартал | 28 апреля 2026 | До 27 апреля (25-е — суббота) |
| Аванс за полугодие | 28 июля 2026 | До 27 июля |
| Аванс за 9 месяцев | 28 октября 2026 | До 26 октября |
| Фиксированные взносы за себя за 2026 год | 28 декабря 2026 | Не нужно |
| Декларация по УСН за 2026 год | 26 апреля 2027 (25-е — воскресенье) | Декларация заменяет уведомление за год |
| Налог по УСН за 2026 год | 28 апреля 2027 | Не нужно |
| Взнос 1 % с дохода свыше 300 000 ₽ за 2026 год | 1 июля 2027 | Не нужно |
Сроки взносов — п. 2 ст. 432 НК РФ, сроки по упрощёнке — ст. 346.21 и 346.23. Аванс за квартал, в котором вы ещё не работали или по которому налог к уплате нулевой, не платится, и уведомление по нему не подаётся.
Сколько это в деньгах. Фиксированный взнос ИП за себя в 2026 году — 57 390 ₽, в 2027-м — 61 154 ₽. Сверх него платится 1 % с дохода выше 300 000 ₽ за год, но не больше 321 818 ₽ за 2026 год. Если вы зарегистрировались не с начала года, фиксированный взнос считается пропорционально отработанному времени: при регистрации 1 апреля 2026 года — около 43 000 ₽ за девять месяцев. Взносы платятся, даже если дохода не было: ИП без выручки весь год всё равно должен 57 390 ₽.
Почему взносы на УСН 6 % почти не стоят денег сверх налога: ИП без работников уменьшает налог на всю сумму взносов (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ), и с 2023 года — независимо от даты уплаты внутри года. Пример: доход за 2026 год — 1,2 млн ₽, налог 6 % — 72 000 ₽. Взносы — 57 390 ₽ фиксированных и 9 000 ₽ (1 % с 900 000 ₽ сверх порога), всего 66 390 ₽; налога к уплате остаётся 5 610 ₽. В бюджет уходят те же 72 000 ₽, но почти всё — взносы на вашу пенсию и медицину.
НДС на упрощёнке. С 2026 года ИП на УСН становится плательщиком НДС, когда доход за год превышает 20 млн ₽ (в 2027 году порог — 15 млн ₽, с 2028-го — 10 млн ₽). Если ваш план — опт или поставки, следите за порогом с первого месяца: после превышения счета выставляются с НДС. Подробно — в статье об УСН и НДС в 2026 году.
Патент оплачивается по сроку действия: при патенте до 6 месяцев — вся сумма до окончания срока, от 6 месяцев до года — треть в течение 90 дней от начала действия и две трети до окончания (п. 2 ст. 346.51 НК РФ). Взносы за себя ИП на патенте платит так же и на них уменьшает стоимость патента — для этого подаётся отдельное уведомление.
Самозанятому ничего из этой таблицы не нужно: налог считает приложение «Мой налог», сумма приходит до 12-го числа, платить — до 28-го числа следующего месяца. Взносов за себя на НПД нет, деклараций тоже. Главная обязанность — чек на каждое поступление.
Если пропустить срок. За просрочку платежа начисляются пени за каждый день. За декларацию, сданную позже срока, — штраф 5 % от неуплаченного по ней налога за каждый полный или неполный месяц, не больше 30 % и не меньше 1 000 ₽ (п. 1 ст. 119 НК РФ). Если декларации нет через 20 рабочих дней после срока, налоговая вправе приостановить операции по счёту (п. 3 ст. 76 НК РФ) — а это остановка бизнеса. Неподанное уведомление об исчисленных суммах — штраф 200 ₽ (п. 1 ст. 126 НК РФ), но хуже другое: деньги на ЕНС не распределятся, налог будет числиться неуплаченным, пойдут пени.
Первый сотрудник: что добавляется
Кадровые документы:
- трудовой договор — с обязательными условиями ст. 57 ТК РФ: место работы, должность, дата начала, оплата, режим, условия труда. Оклад при полной ставке — не ниже МРОТ, в 2026 году это 27 093 ₽ (региональный МРОТ бывает выше);
- приказ о приёме — по своей форме, унифицированная не обязательна;
- трудовая книжка — бумажную ведут, только если работник от неё не отказался; электронные сведения уходят в Социальный фонд;
- локальные акты — правила распорядка, положения об оплате труда и о персональных данных. Микропредприятие вправе их не принимать, но тогда трудовой договор заключается на основе типовой формы (ст. 309.2 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).
Регистрация работодателем с 2023 года не нужна: в Социальном фонде ИП стоит на учёте с момента регистрации по сведениям налоговой. Заявление подаётся, только если договор ГПХ предусматривает взносы на травматизм.
Отчётность за сотрудника:
| Что | Срок |
|---|---|
| ЕФС-1 о приёме на работу | Не позднее рабочего дня после приказа |
| НДФЛ и взносы за месяц | Уведомление до 25-го, уплата до 28-го следующего месяца |
| Персонифицированные сведения о выплатах | Ежемесячно до 25-го |
| РСВ и 6-НДФЛ | До 25-го числа после квартала; за год — РСВ и ЕФС-1 о стаже до 25 января, 6-НДФЛ до 25 февраля |
С появлением работника меняется и налог самого ИП на УСН 6 %: взносы — и свои, и за сотрудников — уменьшают налог уже не целиком, а не больше чем наполовину. По договору подряда с физлицом ЕФС-1 тоже подаётся на следующий рабочий день, кроме исполнителей-ИП и самозанятых.
Воинский учёт закон (ст. 8 Федерального закона № 53-ФЗ) возлагает на организации; у ИП, по преобладающей позиции, такой обязанности нет.
Трудовой договор или договор ГПХ с исполнителем в MarketExpert собирается в наборе «Нанимаю первого сотрудника» — открыть договор: роль и оплата — из модели или из анкеты, оклад ниже МРОТ договор не печатает, есть вариант для микропредприятия без локальных актов (договор сокращённый — сверьте его с типовой формой), в чек-листе — срок ЕФС-1. Входит в тариф «Старт».
Чек-лист первого года
| Когда | Что сделать |
|---|---|
| Первая неделя | Сохранить лист записи ЕГРИП и реквизиты; подать уведомление о переходе на УСН, если не подали при регистрации (30 дней); открыть личный кабинет ИП и ЕНС; открыть расчётный счёт; получить электронную подпись |
| До начала работы | Касса и договор с оператором фискальных данных, если клиенты — люди; уведомление Роспотребнадзора, если вид деятельности в перечне; уведомление Роскомнадзора и политика обработки персональных данных; договор аренды и акт приёма помещения |
| Первый месяц | Шаблоны договора, счёта и акта; завести КУДиР; настроить напоминания о сроках |
| Каждый месяц | Чек на каждое поступление от людей; акты по закрытым работам; доходы — в книгу; с сотрудником — НДФЛ, взносы, уведомление до 25-го, персонифицированные сведения |
| Каждый квартал | Уведомление об авансе по УСН до 25-го и аванс до 28-го числа месяца после квартала; сверка выписки с книгой; с сотрудником — РСВ и 6-НДФЛ |
| Конец года | Остаток фиксированного взноса до 28 декабря; распечатать и подписать книгу за год; проверить доход против порога НДС |
| Весна следующего года | Декларация по УСН до 25 апреля, налог до 28 апреля; взнос 1 % до 1 июля |
Что хранить и сколько
| Документ | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Лист записи ЕГРИП, уведомления о постановке на учёт, о переходе на УСН, в Роспотребнадзор и Роскомнадзор | Всё время, пока вы ИП | Подтверждают статус, режим и подачу |
| КУДиР, декларации, квитанции о приёме | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Договоры, счета, акты, накладные, УПД, чеки, отчёты маркетплейсов | 5 лет после года, к которому относятся | ст. 23 НК РФ |
| Банковские выписки и платёжки по налогам | 5 лет | ст. 23 НК РФ |
| Документы об убытке на УСН «доходы минус расходы» | Весь срок переноса убытка — до 10 лет — плюс 5 лет | п. 7 ст. 346.18 НК РФ |
| Кадровые документы: трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, расчётные ведомости | 50 лет | ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ об архивном деле |
Электронные документы храните вместе с подписью и письмом, которым их отправили или получили: без них электронный акт — просто файл.
Вопросы, которые задают чаще всего
Нужен ли бухгалтер ИП на УСН 6 % без сотрудников? Обычно нет: книга доходов, несколько платежей в год и одна декларация, и онлайн-бухгалтерии банков ведут это автоматически. Бухгалтер оправдан с первым сотрудником, на УСН «доходы минус расходы», с маркетплейсами и у порога НДС.
Обязателен ли расчётный счёт? По закону — нет. Но если среди клиентов есть компании или ИП, без него не обойтись: наличными по одному договору с ними можно рассчитаться не больше чем на 100 000 ₽, а маркетплейсы и банки-эквайеры перечисляют деньги только на расчётный счёт.
Нужна ли печать? Нет, закон не обязывает ИП её иметь. В документах пишут «М. П. (при наличии)».
Что будет, если не сдать декларацию? Штраф 5 % от неуплаченного налога за каждый месяц просрочки, минимум 1 000 ₽, а через 20 рабочих дней после срока — возможная блокировка счёта, даже если налог вы заплатили. Подать декларацию с опозданием лучше, чем не подать: блокировку снимают на следующий день после того, как декларация поступила.
Нужно ли уведомление об исчисленных суммах, если я и так плачу вовремя? Да, по авансам УСН и по НДФЛ и взносам за сотрудников. Без уведомления налоговая не знает, что ваши деньги на ЕНС — это аванс за конкретный квартал, и считает налог неуплаченным. Для взносов ИП за себя, налога по годовой декларации и патента уведомление не нужно.
Как не пропустить сроки
Сроки первого года несложные, но их много. В MarketExpert налоговый календарь собирается в разделе «Материалы» по вашему режиму — УСН, ОСНО или НПД: взносы за себя и 1 %, авансы, уведомления, декларация, с сотрудниками — НДФЛ и взносы за них. Суммы — из вашей финансовой модели, предупреждение о пороге НДС — по оплаченным счетам, письмо — за неделю до платежа. Календарь входит в тариф «Старт».
По теме: как ИП выставить счёт на оплату, акт выполненных работ, договор с самозанятым, УСН и НДС в 2026 году.
Методология и данные
Нормы Налогового кодекса, КоАП и законов о персональных данных и о кассах сверены по текстам в справочно-правовых системах; сроки уведомлений по упрощёнке на 2026 год — по информации ФНС, порядок учёта работодателей в Социальном фонде — по разбору «БУХ.1С», штрафы за уведомление Роспотребнадзора — по разбору «Контура». Взносы ИП, порог НДС на УСН и МРОТ — из справочника налоговых норм по годам, на котором работает финансовая модель MarketExpert; сроки даны с переносами с выходных. Статья опубликована 15 октября 2026 года; следующая сверка — с новыми нормами 2027 года.