Акт выполненных работ — документ, которым исполнитель сдаёт результат, а заказчик его принимает. Компании-заказчику без акта нечем подтвердить расход: бухгалтер проводит оплату в учёте только по первичному документу, а при проверке налоговая спросит, за что заплачено. Исполнителю акт нужен не меньше: это самое простое доказательство, что работа сделана и принята без претензий, — ни счёт, ни платёжное поручение этого не подтверждают. Ниже — чем акт работ отличается от акта услуг, какие семь реквизитов обязательны по закону, образец, сроки на подпись, что делать, если заказчик молчит или отказывается подписывать, и как акт работает у самозанятого, при НДС и в электронном виде.
Работы, услуги или товары: какой документ нужен
Работы — это результат. По договору подряда подрядчик обязуется выполнить работу и сдать её результат, а заказчик — принять его и оплатить (п. 1 ст. 702 ГК РФ). Приёмка — обязанность заказчика: он осматривает результат в сроки и порядке, которые установлены договором, и о недостатках заявляет сразу (п. 1 ст. 720). Заказчик, принявший работу без проверки, теряет право ссылаться на явные недостатки (п. 3 ст. 720), а на замеченные — только если они оговорены в акте (п. 2). Поэтому в подряде акт — норма: ремонт, монтаж, пошив, разработка сайта, изготовление мебели.
Услуги — это процесс. По договору возмездного оказания услуг исполнитель совершает определённые действия или осуществляет определённую деятельность (п. 1 ст. 779 ГК РФ): консультирует, убирает, ведёт рекламу, обслуживает технику. Результата, который можно «сдать», часто нет, и Гражданский кодекс акта для услуг не требует. Минфин в письме от 21.01.2019 № 07-04-09/2654 прямо указал: оформление факта оказания услуги актом не предусмотрено ни ГК, ни законодательством о бухгалтерском учёте — подойдёт любой первичный документ с обязательными реквизитами. На практике акт всё равно нужен заказчику: это самый понятный бухгалтеру документ, и в договорах услуг его почти всегда прописывают. Правила о подряде применяются к услугам, если не противоречат их существу (ст. 783), поэтому условия о приёмке и мотивированном отказе работают и здесь.
Товары — это передача вещи. Её оформляют накладной, актом приёма-передачи или универсальным передаточным документом (УПД), а не актом работ.
Название акта должно совпадать с предметом договора: «акт выполненных работ» к договору оказания услуг — повод для бухгалтера заказчика вернуть документ. Безопасный вариант для смешанных случаев — «Акт об оказании услуг (выполнении работ)».
Семь обязательных реквизитов
Унифицированной формы акта нет: формы первичных документов определяет руководитель, а для ИП — он сам (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Строительные КС-2 и КС-3 с 2013 года тоже добровольны — их требует договор или заказчик, а не закон. Образцы в интернете часто перечисляют девять–десять «обязательных» позиций; в законе их семь (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ).
| Реквизит | Что написать | Зачем |
|---|---|---|
| Наименование документа | «Акт № 7 от 14.10.2026 об оказании услуг (выполнении работ)» | Название связывает акт с договором; номер закон не требует, но без него на акт не сослаться в счёте |
| Дата составления | День приёмки. Сдали в один день, подписали в другой — указывают обе даты | Определяет, в каком месяце заказчик учтёт расход, а вы — выручку |
| Составитель | «ИП Петрова Анна Сергеевна, ИНН 772500000000, ОГРНИП 320770000000000». Заказчика закон не требует, но без него документ бесполезен | Стороны должны совпадать с договором и счётом: тот же ИНН, то же название |
| Содержание факта | Что именно сделано: «Разработка сайта-визитки из пяти страниц по договору № 3 от 01.09.2026», а не «услуги по договору» | Размытая формулировка — главная причина снятия расхода у заказчика и споров о том, что входило в цену |
| Измерители | Количество, единица, цена, сумма: «1 шт. × 45 000 ₽ = 45 000 ₽» — и строка про НДС | Без количества и цены бухгалтер не сверит акт со счётом; без строки НДС не поймёт, выделен ли налог |
| Должности | «Индивидуальный предприниматель», «Директор», «Менеджер по доверенности № 5 от 10.01.2026» | Подпись лица без полномочий — акт оспорят |
| Подписи с расшифровкой | Фамилия и инициалы обеих сторон | Подпись одной стороны — ещё не приёмка (кроме одностороннего акта, о нём ниже) |
По закону не обязательно, но принято: ссылка на договор или счёт, период оказания услуг, фраза об отсутствии претензий, «М. П. (при наличии)». Банковские реквизиты в акте не нужны, их место в счёте.
Образец акта
Так выглядит акт за разработку сайта, который ИП на упрощёнке сдаёт компании. Цифры условные.
Акт № 7 от 14 октября 2026 г. об оказании услуг (выполнении работ)
Исполнитель: ИП Петрова Анна Сергеевна, ИНН 772500000000, ОГРНИП 320770000000000
Заказчик: ООО «Вектор», ИНН 7701000000, КПП 770101001
Основание: договор № 3 от 01.09.2026, счёт № 7 от 01.10.2026
Период оказания услуг: с 01.10.2026 по 13.10.2026
| № | Наименование | Кол-во | Ед. | Цена, ₽ | Сумма, ₽ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Разработка сайта-визитки (пять страниц) по ТЗ от 01.09.2026 | 1 | шт. | 45 000,00 | 45 000,00 |
| 2 | Настройка домена и хостинга | 2 | ч | 2 000,00 | 4 000,00 |
Итого: 49 000,00 ₽. Без НДС (освобождение по п. 1 ст. 145 НК РФ).
Всего оказано услуг на сумму сорок девять тысяч рублей 00 копеек.
Услуги оказаны полностью и в срок. Заказчик претензий по объёму, качеству и срокам не имеет.
Исполнитель: Индивидуальный предприниматель ____________ А. С. Петрова
Заказчик: Директор ООО «Вектор» ____________ И. И. Иванов
Акт составляют в двух экземплярах, по одному каждой стороне. Если заказчик нашёл недостатки, их перечисляют в самом акте вместе со сроком устранения — иначе он не сможет на них сослаться (п. 2 ст. 720 ГК РФ).
Когда составлять и сколько ждать подписи
Первичный документ составляют при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 402-ФЗ). Акт на ещё не сделанную работу — не акт, а обещание; акт задним числом сдвигает период: заказчик учтёт расход в чужом квартале, а вы — выручку. При абонентском обслуживании акт закрывает период — месяц или квартал по договору — и датируется его последним днём или первыми рабочими днями следующего.
Срока на подпись в законе нет — он из договора. Обычно это 3–5 рабочих дней с момента получения акта: за это время заказчик либо подписывает, либо направляет мотивированный отказ с перечнем недостатков. Самое полезное условие договора — «молчаливая приёмка»: «Если Заказчик в течение 5 рабочих дней не подписал акт и не направил мотивированные возражения, услуги считаются принятыми». Суды такие условия признают, применяя по аналогии правила о подряде. Работает оно при одном условии: вы можете доказать, что акт отправлен и получен, — через ЭДО, по электронной почте из договора, заказным письмом с описью или подписью по ссылке с журналом отправки.
Если заказчик не подписывает
Сначала разберитесь, что происходит: заказчик молчит или отказывается. Это разные ситуации.
Молчит. Если в договоре есть условие о молчаливой приёмке, дождитесь истечения срока и считайте акт принятым — у вас есть подтверждение отправки. Если условия нет, отправьте акт повторно с подтверждением получения и письмом: «Прошу подписать акт или направить мотивированные возражения в течение 5 рабочих дней». Это ещё не претензия, но уже доказательство, что вы сдавали работу.
Отказывается без объяснений. В строительном подряде закон даёт прямой инструмент — односторонний акт: при отказе одной из сторон от подписания в акте делается отметка об этом, и его подписывает другая сторона; суд может признать такой акт недействительным, только если сочтёт мотивы отказа обоснованными (п. 4 ст. 753 ГК РФ). Президиум Высшего Арбитражного Суда ещё в информационном письме от 24.01.2000 № 51 (п. 14) назвал односторонний акт доказательством исполнения подрядчиком обязательства. Порядок действий:
- Письменно известите заказчика о готовности результата и предложите дату и место приёмки.
- Не явился или отказался — составьте акт с отметкой «Заказчик от подписания акта отказался», подпишите сами и отправьте экземпляр способом, который оставляет след.
- Направьте претензию с требованием оплатить работу — для большинства споров между предпринимателями это обязательная ступень перед арбитражным судом; срок ответа возьмите из договора.
- Не заплатили — иск о взыскании оплаты. Просить суд «обязать подписать акт» бессмысленно: нарушение — не отсутствие подписи, а неоплата, в таких исках отказывают.
В суде вы доказываете четыре вещи: что сделано, в каком объёме, что результат передан и что отказ необоснован. Поэтому сохраняйте техническое задание, переписку, промежуточные отчёты, фотографии, доступы к результату и историю отправки актов.
Для услуг статья 753 напрямую не действует, но тот же порядок выстраивают через договор: срок на возражения, молчаливая приёмка, адреса для обмена документами. Если таких условий нет, факт оказания услуг доказывают отчётами, перепиской и тем, что заказчик пользовался результатом.
Отказ мотивированный — с конкретными недостатками — не повод воевать с актом. Либо устраните недостатки и сдайте работу заново, либо оформите частичную приёмку: в акте — что принято и на какую сумму, например 30 000 ₽ из 49 000 ₽, что не принято и почему. Если считаете претензии надуманными, спор решает экспертиза и суд, а не односторонний акт.
Акт для самозанятого
Главный документ самозанятого — чек из приложения «Мой налог». Компания на налоге на прибыль, упрощенец и ИП на общем режиме учитывают расходы на услуги плательщика налога на профессиональный доход только при наличии чека (ч. 8–10 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Акт чек не заменяет: без чека расхода у заказчика нет, каким бы подробным ни был акт.
Но и чек не заменяет акт. Чек подтверждает платёж, акт — что именно сделано, в каком объёме и что претензий нет. При споре о качестве, при аннулировании чека исполнителем, при вопросе проверяющего «за что платили» отвечает акт. Поэтому у компаний устоялась последовательность: акт → оплата → чек. Оба документа нужны, когда у работы есть результат, сумма заметная или заказчик-компания просит акт сам; для разовой мелкой услуги достаточно чека с подробным названием. Как оформить договор и что проверить перед выплатой — в разборе договора с самозанятым.
Акт, НДС и УПД
Строка про налог в акте повторяет счёт и договор. ИП и компании на упрощёнке до порога освобождения пишут «Без НДС (освобождение по п. 1 ст. 145 НК РФ)». Если выделить НДС, не будучи его плательщиком, налог придётся заплатить в бюджет (п. 5 ст. 173 НК РФ). Если доход с начала года превысил порог освобождения, акт выставляют с НДС — и сумма в акте должна совпадать со счётом и счётом-фактурой до копейки. На общем режиме НДС выделяют всегда. Как выбрать формулировку по режиму и что писать в счёте — в статье о счёте на оплату.
Универсальный передаточный документ бывает двух статусов. Статус 1 объединяет счёт-фактуру и первичный документ — он для плательщиков НДС и даёт покупателю вычет. Статус 2 — только передаточный документ, счётом-фактурой он не является: это замена акта или накладной для тех, кто НДС не платит. Для поставок товаров УПД со статусом 2 удобнее акта, для услуг — дело вкуса заказчика.
С 1 января 2026 года прежние форматы товарной накладной и акта для ЭДО утратили силу, и формализованный акт через оператора передают в формате УПД (информация ФНС от 10.09.2025). Бумажный акт и неформализованный электронный документ — PDF с электронной подписью — никто не отменял.
Электронный акт
Первичный документ составляют на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 402-ФЗ). Способов три.
ЭДО с квалифицированной подписью. Документ с усиленной квалифицированной подписью равнозначен бумажному во всех случаях (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Нужен оператор ЭДО и подпись у обеих сторон; для компаний-заказчиков с ЭДО это стандарт.
Простая электронная подпись — код из письма или СМС. Документ с простой подписью равнозначен бумажному в случаях, установленных законом или соглашением между участниками обмена (ч. 2 ст. 6 63-ФЗ). Соглашение должно содержать правила, по которым определяют подписавшего, и обязанность хранить ключ подписи в тайне (ч. 2 ст. 9 63-ФЗ). Практически это значит: пункт об обмене документами с подписью кодом должен быть в договоре, иначе подпись по ссылке — просто переписка. Зато клиенту не нужны ни сертификат, ни оператор.
Сканы по почте. Работают, если договор признаёт такой обмен, но скан легко подменить и трудно доказать, кто его отправил.
В MarketExpert акт отправляется клиенту ссылкой: он открывает документ и подтверждает подпись кодом из письма. Подписывается неизменяемый снимок текста — его отпечаток печатается в блоке подписи, правка документа после отправки отзывает ссылку, копия подписанного документа уходит обеим сторонам. Пункт о подписи по ссылке есть в нашем «Договоре с клиентом» (вариант «электронно по ссылке»).
Сколько хранить
Первичные документы хранят не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ). Для налогов срок тот же — пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), и это правило действует для всех, включая ИП на упрощёнке, которые бухгалтерский учёт не ведут. Электронный акт хранят вместе с тем, что позволяет проверить подпись: файлом подписи, письмом с кодом, журналом отправки.
Пять ошибок
- Размытое содержание. «Услуги по договору № 3» — у заказчика снимут расход, а вы не докажете, что входило в цену. Пишите, что сделано, и ссылайтесь на ТЗ.
- Акт до работы или на аванс. Аванс подтверждают платёжное поручение и счёт, акт — только выполненную часть. Акт на предоплату — документ о факте, которого не было (ч. 1 ст. 9 402-ФЗ).
- Дата задним числом. Сдвигает период учёта у обеих сторон. Подписали поздно — ставьте фактические даты сдачи и подписания.
- Подпись без полномочий. Менеджер заказчика без доверенности — не заказчик. Проверьте, кто подписывает за компанию: директор по уставу или сотрудник по доверенности с номером и датой.
- Правка подписанного акта ручкой. Исправления допустимы только с датой и подписями тех, кто составил документ (ч. 7 ст. 9 402-ФЗ). Проще заменить акт новым с пометкой «взамен ошибочного».
Вопросы, которые задают чаще всего
Нужен ли акт ИП на УСН «доходы»? Для своего учёта — нет: расходы вы не считаете, бухгалтерский учёт не ведёте. Но акт нужен заказчику-компании, а вам — как доказательство приёмки. Выставлять его — в ваших интересах.
Можно ли составить акт без договора? Да, акт — самостоятельный первичный документ. Основанием служит счёт или счёт-договор, а предмет в таком акте описывают полностью, потому что сослаться на техническое задание некуда.
Дата акта и дата оплаты — должны совпадать? Нет. Дата акта — день приёмки, дата оплаты — по договору: до или после. Единственное правило — не подписывать акт раньше, чем работа сделана.
Как переделать акт, который уже подписан? Ошибка в сумме, количестве или названии — исправление с датой и подписями обеих сторон либо новый акт с теми же номером и датой и отметкой «взамен ранее выставленного»; через ЭДО старый аннулируют. Изменились договорённости — объём или цена — оформляют дополнительное соглашение и корректировочный акт, а не правят старый.
Обязательна ли печать? Нет. ИП печать иметь не обязан, общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества — с 2015 года (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). В актах пишут «М. П. (при наличии)».
Как сделать акт за минуту
В MarketExpert акт собирается вместе со счётом в разделе «Материалы»: ваши реквизиты вводятся один раз, заказчик находится по ИНН, позиции берутся из услуг модели или вписываются в таблицу. Варианты — счёт и акт об оказании услуг (выполнении работ), счёт и акт передачи товаров, счёт и УПД со статусом 2, счёт-договор, только счёт или только акт. Номера идут сквозной серией по вашему году, основание — договор или счёт, период оказания услуг — по желанию. Строка НДС ставится по вашему режиму, в акте есть фраза об отсутствии претензий и «М. П. (при наличии)». Готовый акт можно скачать или отправить клиенту на подпись по ссылке: он подтверждает подпись кодом из письма, копия уходит обеим сторонам, отметка «оплачен» переносит сумму в факт выручки. Самозанятому инструмент напомнит про чек «Мой налог». Счёт и акт бесплатны, число документов не ограничено.
Односторонний акт с отметкой об отказе и акт с перечнем недостатков в инструменте пока не предусмотрены — их составляют по образцу выше. По теме: как ИП выставить счёт на оплату, договор с самозанятым, УСН и НДС в 2026 году.
Методология и данные
Нормы Гражданского кодекса о подряде и услугах, законов о бухгалтерском учёте, об электронной подписи и о налоге на профессиональный доход, Налогового кодекса сверены по текстам в справочно-правовых системах; позиция Минфина об акте по услугам — по письму от 21.01.2019 № 07-04-09/2654, изменение форматов ЭДО с 2026 года — по информации ФНС. Практика приёмки и типичные ошибки сопоставлены с разборами «Контура», Т-Ж и СберБизнес Live 2025–2026 годов. Пороги освобождения от НДС и ставки в статье не печатаются: они меняются по годам и берутся из справочника налоговых норм, на котором работает финансовая модель MarketExpert. Статья опубликована 14 октября 2026 года; следующая сверка — при изменении закона о бухгалтерском учёте или правил ЭДО.