Счёт на 15 000 ₽ для компании-клиента — пятнадцать минут в шаблоне Word: найти прошлый счёт, поменять номер и дату, не ошибиться в ИНН, посчитать сумму прописью, вспомнить, что писать про НДС. Потом акт — ещё десять. Потом письмо «напоминаю об оплате». В MarketExpert на это уходит минута, и дальше документ живёт сам: клиент открывает его по ссылке, подтверждает получение или подписывает кодом, а сервис напоминает об оплате. Разбираем, как это устроено, по шагам — от первого поля анкеты до подписанного акта.
Шаг 1. Кому: клиент по ИНН или из списка
Реквизиты продавца вводятся один раз в профиле и подставляются во все документы. Покупателя ищете по ИНН или названию — реквизиты организации или ИП подставляются из государственного реестра, вручную остаётся проверить. Каждый покупатель, которому вы выставили счёт или отправили договор, попадает в ваш список клиентов: второй счёт тому же клиенту начинается с одного клика.
Если с клиентом уже есть договор, собранный в сервисе, он предлагается основанием счёта: «Договор № 12 от 1 сентября» впишется сам. Договора нет — выбираете «без договора» или счёт-договор: условия сделки печатаются в самом счёте, и оплата означает согласие с ними.
Шаг 2. Что: состав документов одним выбором
Счёт и акт об услугах, счёт и акт передачи товаров, только счёт, только акт, счёт и УПД со статусом 2 для поставок, счёт-договор. Сервис подставляет состав по вашей нише: продаёте товары — акт передачи, поставляете компаниям — УПД, оказываете услуги — акт об услугах. Для подряда есть отдельный выбор «Работы»: документ называется «Акт о выполненных работах», стороны — Подрядчик и Заказчик, как требует бухгалтерия заказчика.
Номера счетов и актов идут сквозной серией по вашему году: сервис знает, какой номер следующий, и не даст выставить два седьмых счёта. Даты стоят сегодняшние по Москве, их можно поправить.
Шаг 3. Позиции: из плана или своей таблицей
Если у вас есть бизнес-план в сервисе, услуги с ценами из него уже стоят в таблице: остаётся поправить количество и убрать лишнее. Если плана нет, таблица заполняется руками. Количество принимает доли («1,5 ч»), цена — копейки, сумма строки и итог считаются сами, сумма прописью печатается в документе. Единицы не нужно вспоминать: при вводе под ячейкой появляется список — сначала единицы из ваших прошлых счетов, потом обычные: штуки, услуги, часы, месяцы, квадратные метры, килограммы, комплекты. Своё значение вписывается как есть.
Шаг 4. НДС: сервис знает ваш режим
Строка про НДС — то, в чём ошибаются чаще всего. Инструмент берёт налоговый режим из вашего плана или ответов анкеты: на упрощёнке без превышения порога — «Без НДС (освобождение по п. 1 ст. 145 НК РФ)», на общем режиме — ставка и сумма НДС в составе цены, у самозанятого — ссылка на закон о налоге на профессиональный доход и напоминание про чек в «Мой налог». Если по расчёту плана доход в этом году превысит порог освобождения, сервис сам предложит ставку для упрощёнки. Пороги и ставки берутся из справочника норм по годам, который обновляется централизованно, — в документе не будет прошлогодней цифры.
Шаг 5. Подробности, когда они нужны
Основная анкета — четыре вопроса. Всё редкое спрятано в блок «Подробнее» и не мешает, пока не понадобится: период оказания услуг, вид акта, приёмка, замена ошибочного акта. Приёмка — это три варианта: без претензий, принято частично (в таблице остаётся принятое, в тексте — что не принято и срок устранения) и «заказчик отказался подписывать» — односторонний акт с датой и способом передачи. Подробно о том, когда какой вариант нужен, мы написали в разборе акта выполненных работ.
Шаг 6. Документ готов: PDF, Word, QR для оплаты
Готовый документ открывается на экране с панелью «Что вы указали» и чек-листом «Проверьте перед использованием»: сверить реквизиты банка, не выделить НДС без обязанности его платить, не забыть чек самозанятому. Скачивается в PDF и Word; на телефоне кнопка «Поделиться» отправляет файл в мессенджер. В счёте печатается QR-код по банковскому стандарту: клиент сканирует его в приложении банка, и реквизиты с суммой и назначением подставляются сами.
Шаг 7. Отправить клиенту по ссылке
Вместо письма с вложением — ссылка. Клиент открывает документ в браузере без регистрации, скачивает PDF и подтверждает получение кодом из письма. Акт и договор он подписывает тем же кодом: это простая электронная подпись, и пункт о ней уже есть в договоре. Вы видите статус: отправлен, просмотрен, подтверждён или подписан, а если клиент отказался — его причину. Подписанный документ с отпечатком и данными подписантов скачивается обеими сторонами.
События приходят письмом, когда они происходят: клиент открыл счёт, счёт не оплачен в срок, договор ждёт вашей подписи. А через три дня после срока оплаты напоминание получит и клиент — от вашего имени, с суммой, сроком и кнопкой «Открыть счёт», одно на счёт.
Шаг 8. Оплатили — и дальше
Отметка «Оплачен» ставится в один клик, а сумма попадает в факт выручки вашего плана: по счетам видно, сколько уже пришло против плана. Счёт за следующий месяц повторяется кнопкой — с теми же клиентом и позициями, следующими номерами и датами на месяц вперёд. После оплаты у счёта с актом появляется «Отправить акт на подпись»: акт уходит заказчику отдельным документом, и цепочка «счёт → оплата → акт → подпись» закрывается, не выходя из сервиса.
Все документы лежат в «Готовом»: счета и акты называются по существу — «Счёт и акт № 7 · ООО «Вектор» · 45 000 ₽», — поэтому находить их через месяц так же просто, как сегодня.
Чего нет и почему
Нет ЭДО с квалифицированной подписью и счетов-фактур для плательщиков НДС с вычетами — для этого есть бухгалтерские сервисы и операторы ЭДО. Нет приёма оплаты картой по ссылке: деньги идут на ваш расчётный счёт по реквизитам и QR. Нет складского учёта. Инструмент сделан для ИП, самозанятых и небольших компаний, у которых несколько счетов в месяц, и для них он закрывает путь от «клиент попросил счёт» до «акт подписан» целиком.
Что это стоит
Ничего. «Счёт и акт» бесплатен для всех, число документов не ограничено, подписка не нужна. Если план у вас уже есть — откройте раздел «Материалы». Если нет, ответьте на четыре вопроса о бизнесе и выставляйте счёт.
Что важно знать
Шаблоны типовые и рассчитаны на обычную сделку с компанией или ИП. Для крупной, долгой или спорной сделки покажите договор и акт юристу, а в споре с заказчиком сохраняйте всё, что подтверждает передачу документов: отправку через сервис, письма, описи.